Creación de base de datos en Microsoft Acces en 40 Pasos

Creación de base de datos en Microsoft Acces en 40 Pasos 

¿Que es Microsoft Access ?

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   Crea una base de datos en blanco. Primero, abre Access y selecciona “Archivo > Nuevo”.
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   Escoge un espacio blanco en la base de datos ya que empezarás desde cero.
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   “Tabla 1” aparecerá en la pantalla. Haz clic en “Clic para añadir”.
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   Escribe los detalles para los primeros dos empleados ficticios. Escribe Mary, presiona “Enter” y muévete a la siguiente columna y escribe Smith. Presiona “Enter” dos veces para moverte a la segunda columna de la segunda fila y escribe Peter, presiona “Enter” y escribe Johnson.
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   Necesitas alterar el diseño, ya que la tabla no tiene encabezados, así que puedes utilizar el ID de los empleados. Para realizar estos cambios, haz clic en el menú desplegable de “Vista” en la pestaña de “Inicio” y selecciona “Vista de diseño”.
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   Escribe “Empleados” como el nombre de la tabla cuando aparezca el cuadro de “Guardar como” (en la pestaña debajo de la barra de menús) y haz clic en “OK”.
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   Una vez que introduzcas la información, puedes afinar el diseño entrando al modo de “Vista de diseño”.
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   En el modo de “Vista de diseño”, escribe “Número de empleado” en lugar del campo de “ID”.
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   Presiona la tecla “Tab” (tabulador) y en la lista de “Tipo de datos” selecciona “Número”.
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    Cambia “Campo1” para que diga “Primer nombre” y el “Campo2” a “Apellido”.
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    Regresa a la vista de la base de datos, haciendo clic en “Vista” y después en “Vista de datos”.
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    Haz clic en “Sí” cuando te pida si quieres guardar la tabla.
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    Escribe “2011” y “2045” en la primera columna de la tabla.
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    Una vez que termines la tabla, guárdala haciendo clic derecho en la pestaña de “Empleados” y haciendo clic en “Guardar”.
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    Crea una tabla para introducir la información de todos los elementos. Para crear una segunda tabla en donde puedes introducir la información sobre los dispositivos electrónicos que utilizan los empleados, haz clic en la pestaña de “Crear” en la barra de herramientas y después haz clic en “Tabla”.
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    Haz clic en “Clic para añadir”, escribe “T23” y presiona “Enter”. Escribe “iPhone” y presiona “Enter” dos veces. (“T23” y “iPhone” son solo ejemplos, puedes escribir lo que quieras).
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    Cada elemento debe debe ir asignado al empleado que está en posesión de dicho elemento. Haz clic en el menú de “Vista” en la barra de herramientas y selecciona “Vista de diseño”.
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    Escribe como nombre de tabla “Electrónicos” y haz clic en “Aceptar”.
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    En la “Vista de diseño” escribe “Número de empleado” en lugar de “ID”.
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    Presiona la tecla “Tab” (tabulador); en el menú de “Tipo de datos” selecciona “Número”.
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    Escribe “ID” en lugar de “Campo1” y “Descripción” en “Campo2”.
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    El campo de “Número de empleado” es el campo “principal”, lo cual evita que introduzcas información duplicada en ese campo. Necesitas cambiar ese ajuste para poder escribir el mismo número de empleado varias veces si ese el empleado tiene varios dispositivos.
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    Haz clic en cualquier lugar en el campo de “Número de empleado” en la tabla y haz clic en el botón de “Clave principal” en la barra de herramientas para desactivar esta función de ese campo.
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    Regresa a la “Vista de datos” haciendo clic en “Vista” y después en “Vista de datos” en la barra de herramientas. Cuando te pregunte si quieres guardar la tabla, haz clic en “Sí”. Escribe “2011” como número de empleado para el primer artículo electrónico en la lista. Después sigue con la numeración o sigue la ilustración.
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    Establece una relación entre las tablas. Ya que tienes el diseño de la tabla, puedes introducir tu información en la tabla.
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    Primero, guarda y cierra cada tabla haciendo clic derecho en la pestaña de cada tabla y seleccionando “Cerrar” (haz clic en “Sí” para confirmar la acción).
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    Ahora, selecciona la pestaña de “Herramientas de datos” en la barra de herramientas y haz clic en el botón de “Relaciones”.
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    Cuando aparezca el menú de “Mostrar tabla” haz clic en el nombre de cada tabla, haz clic en “Añadir” y después en “Cerrar”.
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    Arrastra el campo de “Número de empleado” del cuadro de “Empleados” y suéltalo encima de el “Número de empleado” en el cuadro de “Electrónicos”.
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    Se abrirá el menú “Modificar relaciones” al hacer esto. Marca la casilla de “Exigir integridad referencial” y haz clic en “Crear”.
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    La herramienta de relaciones te permite crear un vínculo entre dos tablas de datos. Verás una línea entre las dos tablas, con un “1” del lado de los “Empleados” y el símbolo de infinito del lado de “Electrónicos”. Esta línea describe un vínculo: un empleado puede tener muchos dispositivos, pero cada dispositivo solo puede asignarse a un empleado.
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    Crea un formulario para introducir y ver datos. Ahora que ya vinculaste ambas tablas, puedes crear un formulario que te permitirá introducir fácilmente información de los empleados y dispositivos.
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    En la barra de herramientas, haz clic en “Crear” y después “Asistente para formularios”.
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    Cuando aparezca el cuadro del “Asistente para formularios”, selecciona “Tabla: Empleado” del menú de “Tablas” y haz clic en el botón de las flechas para añadir los campos a la lista de “Campos seleccionados”.
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    Ahora, en el menú de “Tablas”, haz clic en la entrada de “Tabla: Electrónicos”, haz clic en “ID” y haz clic en la flecha.
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    Finalmente, haz clic en “Descripción”, haz clic en la flecha y después en “Siguiente”.
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    Cuando aparezca un mensaje preguntándote cómo quieres visualizar la información, haz clic en “Empleados”, selecciona “Formulario con subformulario” y después haz clic en “Siguiente”.
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    Ahora haz clic en “Hoja de datos”, después en “Siguiente” y por último en “Terminar” para nombrar los formularios con los nombres predeterminados y abrir el formulario para ver la información.
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    El formulario se abrirá en la pantalla, mostrándote los detalles del primer empleado en la tabla de “Empleados” así como todos los dispositivos asignados a esa persona.
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    Puedes pasarte de un empleado a otro usando las herramientas de navegación en la parte inferior de la pantalla. Ahí también aparece el botón de “Nuevo” el cual puedes usar para añadir un empleado nuevo. Cuando añadas un dispositivo electrónico nuevo, Microsoft Access lo asociará automáticamente con el empleado actual.